نقش روابط عمومی در تصمیم سازی سازمان
نقش روابط عمومی در تصمیم سازی سازمان
آرمان تبریز-گستردگی تحولات و دگرگونی‌های داخلی و خارجی سازمان‌ها و جوامع، بتدریج ضرورت اخذ تصمیمات پیچیده‌تر را برای مدیران آشکار ساخته، واز موضوعات مهمی که در تصمیم‌گیری سازمانی بایستی مدنظر قرار گیرد نقش تعیین کننده اطلاعات وجمع‌آوری آن می‌باشد که هسته مرکزی الگوی تصمیم گیری عقلایی را تشکیل می دهد.

بطوری که امروز بدون دسترسی به سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، تصمیم‌گیری به مفهوم علمی آن امکانپذیر نیست و بدون توجه به اطلاعات، الگوی تصمیم گیری عقلایی، سطحی و از درون تهی و در نتیجه فاقد کارایی خواهد بود”دونکن” از بارزترین ویژگی‌های انتقال از محیط‌های ساده به پیچیده یا محیط‌های ایستا به پویا را عدم اطمینان و پیش‌بینی ناپذیری امور و تحولات و وجود تصمیمات برنامه‌ریزی نشده می‌داند. لذا با توجه به شرایط کنونی حاکم بر سازمان‌ها و جوامع، مدیران باید اهمیت داشتن اطلاعات و یا دسترسی به آن، بویژه در رابطه با تصمیمات برنامه‌ریزی شده و نشده و کاهش عدم اطمینان را درک کنند. و در جهت دستیابی به اطلاعات دقیق، صحیح و بهنگام به عنوان یک ضرورت اساسی در تصمیم‌گیری، و یک منبع و دارایی گرانبها اهتمام ورزند.

“پیتر دراکر” معتقداست که تاکید مدیریت آینده بر فرایند تصمیم‌گیری و درک این فرایند است. از این رو بسیاری از صاحبنظران مدیریت بر این باورند که تصمیم‌گیری مترادف مدیریت، یا مهمترین بخش و جوهر آن است. “پاولیک” و “پیرسون” دو تن از صاحب‌نظران روابط عمومی بر این باورند که روابط عمومی، نوع خاصی از همکاری در روند تصمیم‌گیری است. همچنین اسکات کاتلیپ، ‌نقش‌های روابط عمومی را به ترتیب شامل «تکنسین ارتباطات»، «تسهیل‌گر تصمیم گیری» و متخصص اجرایی “اتخاذ کننده تصمیم»، ذکر می‌کند که خود نشانگر ارتقاء سطح کارآیی و عملکرد روابط عمومی در فرآیند تصمیم‌گیری است.بدیهی است که تصمیم‌گیری به شیوه کارا و موثر، بویژه در دنیای متحول و پیچیده کنونی، مستلزم به کارگیری و برخورداری از مقادیر زیادی از اطلاعات می‌باشد و در واقع، اطلاعات یک وسیله و ابزار راهبردی مهم در تصمیم‌گیری مدیریت محسوب می‌شود و بدون شک کیفیت تصمیمات مدیریت نیز بستگی به صحت و دقت اطلاعاتی دارد که در زمان تصمیم‌گیری در اختیار وی قرار دارد بطوری که پروفسور مولانا می‌گوید “روابط عمومی به عنوان رابط بین سازمان ها و مردم سعی دارد که خدمات سازمانها را برای مردم تشریح و واز مردم بیشتر باخبر شود و عکس العمل آنها را به تصمیم گیران و مدیران سازمان ها منعکس کند.

” روابط عمومی بابرقراری ارتباط دو سویه و تعاملی هدفمند و مستمر، در حوزه فعالیت خویش، اقدام به انجام تازه ترین پژوهش ها در خصوص ایجاد سامانه اطلاعات مدیریت به منظور هدایت جریان اطلاعات درون و بیرون سازمان کرده و بابرنامه ریزی های سنجیده و پس از تحقیق درباره مشکل و تشخیص مناسب عوامل بوجود آورنده آن، برنامه مناسب و پیشنهاد عملی خود را برای اتخاذ تصمیم در اختیار مدیریت سازمان قرارمیدهد تا مدیریت به هنگام تعیین خط مشی از آنها به عنوان بازوی مدیریت برای اخذ تصمیمات و فعالیت‌های آتی سازمان استفاده کند واز سویی باارزیابی دیدگاههای مخاطبان وتبادل اطلاعات زمینه مشارکت فعال وپویای آنان ایجاد می شود و هم تصمیم گیر ی ها وتصمیم سازی ها درسازمان مخاطب محور شده وسطح فعالیتها وموفقیتها ی سازمانی ارتقا یابد، در پس این فعالیت ها، روابط عمومی، این واحد محوری سازمان، نه تنها به مدیران و تصمیم‌گیران سازمان اطلاعات مرتبط ومورد نیاز را ارایه می‌دهد، بلکه باعث آگاهی‌های عمومی و تخصصی کارشناسان، مدیران میانی و کلیه کارکنان شده و نقش و سهم آن‌ها را در تحقق اهداف و پیشبرد امور پر رنگ کرده و ارتقا می‌دهند” برتراند کانفیلد ” ، از مولفان معروف روابط عمومی در آمریکا ، در کتاب خود تحت عنوان ” روابط عمومی ، اصول ، موارد و مشکلات آن ” در تعریف روابط عمومی می نویسد : ” روابط عمومی، فلسفه ای اجتماعی – مدیریتی است که مدیران مسئولیت شناس، این فلسفه را با کمال صراحت در مقررات و خط مشی خود بیان می کنند و کلیه اقدامات خود را با فلسفه اجتماعی منطبق می سازند . آنگاه کلیه اقدامات و اعمال موسسه را که ناشی از فلسفه اجتماعی مدیریت بوده به اطلاع مرتبطین خود می رسانند تا حسن نیت و تفاهم مردم را جلب کنند “.به عبارت دیگرمهم ترین ویژگی مدیران عالی توانایی ایجاد ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی است. در این میان روابط عمومی واحد اصلی ارتباط سازمان ها با مخاطبین است ،روابط عمومى صرفا یک سامانه اجرایی در نظام مدیریت محسوب نمی شود بلکه یک سامانه مشورتی در فرآیند تصمیم سازی و سیاست گذاری و جزئی از سیستم تطبیقی سازمان با محیط خود به سازمان و مدیریت آن کمک می کند تا با محیط خود به تعامل مناسب بپردازد.

روابط عمومی یک منعکس کننده محض نیست، بلکه یک عامل مشارکتی است در اصلاح آنچه که در نهایت به جامعه منعکس می شود. و در ایجاد بستر هاى مشارکت ذهنى و عینى نقش نهادى و بنیادى دارد. زیرا جنس و ماهیت مجموعه وظایف و فعالیت هاى آن به طور عمده (ارتباطى، تعاملى و تبادلى) است و در عصر انفجار اطلاعات باید اولین واحد در دسترسی به شبکه های ارتباط محلی، ملی و جهانی باشدتا هر نوع فعالیت و کنش روابط عمومی با پژوهش و ارزیابی و سنجش نگرش ها تبدیل به یک تصمیم و اقدام سازمانی موفقی شود.

انجمن روابط عمومی کشور آلمان میگوید:” روابط عمومی، تلاش آگاهانه و قانونی به منظور تفاهم و استقرار اعتماد و شناخت متقابل با عموم، براساس تحقیق علمی و عملی صحیح و مستمر، میسر است و ، رکس هارلو، مدرس پیشگام روابط عمومی و بنیان گزار انجمن روابط عمومی آمریکا، ۵۰۰ تعریف ارائه شده در مورد روابط عمومی را جمع و پس از بررسی آنها و مشورت با دیگران تعریف زیر را پیشنهاد نمود: « روابط عمومی یک وظیفه و یک کار مدیریتی مشخص است که به ایجاد و حفظ و خطوط دو جانبه ارتباطی، درک دو جانبه و همکاری متقابل بین یک سازمان و عموم مردم کمک می کند، یک وظیفه مدیریتی است که مستلزم و دربرگیرنده مدیریت اطلاعات است، به مدیریت کمک می کند پیوسته از نظرات عموم آگاه و نسبت به آنها اعتنا و پاسخگو باشد به عنوان یک سیستم هشدار اولیه کار می کند تا به پیش بینی روندهای محیطی کمک کند، واز تحقیق و تکنیک های ارتباطی واخلاقی معقول ومناسب به عنوان ابزار اصلی اش استفاده می کند» تا یاری رسان و تصمیم ساز سازمان باشد
با در نظر گرفتن مفاهیم اشاره شده بالا ، کلیدواژه روابط عمومی و مدیریت اطلاعات آن بیش از پیش پررنگ شده است وبا متنوع‌تر و پیچیده‌تر شدن مخاطبان سازمان‌ها انتظارات از روابط عمومی نیز افزایش یافته است؛روابط عمومی گرچه در شکل ابزاری آن در اوایل قرن بیستم، صرفاً ‌تسهیل گر تصمیم‌گیری بود ولی در قرن بیست و یکم و در شکل مدیریتی آن، از توان تصمیم‌سازی برخوردار است ، روابط عمومی در کشورهای توسعه‌یافته نه فقط یک واحد جزئی اداری از یک نهاد یا دستگاه، بلکه یک واحد پژوهشگر و با نفوذ در جامعه هدف است که روی تصمیم سازی های کلی سازمانی و نهادی و تدابیر مدیران تاثیر می‌گذاردبنابراین، روابط عمومی‌های موفق برای تحقق اهداف خود باید از روش‌های علمی و پژوهشی استفاده کنند. اطلاع یابی واطلاع رسانی درست و آگاهی از خواسته ها و مطالبات مخاطبان هدف و گروه های ذی نفع هر موسسه یا سازمان زمانی بطور منطقی واصولی محقق می شود که زمینه درست ارتباطی وپژوهشی داشته باشد وروابط‌عمومی با استفاده از برخی فنون ارتباطات زمینه موفقیت یک سازمان را فراهم کرده به مدیریت سازمان کمک کند با تغییرات همگام و به گونه ای اثربخش از تغییرات درجهت پیشبرد اهداف سازمانی استفاده کند
ناصر اسگندریان
کارشناس مسئول روابط عمومی و مدیریت واحد سرمایه گذاری راه آهن آذربایجان